Kiiresti märgistatud faks - andke see ülemusele kiiremini, kasti täitnud e-kirjad tuleb lahti võtta, postiljoni toodud kirjade hunnik ja paar pakki tuleb kiiresti osakondade vahel laiali laiali ajada ning töötaja kirjutas puhkuse avalduse. Siin on teil nii reklaame kui ka olulisi raamatupidamisdokumente. Sekretäri töö on raske! Tasub kaotada üks "paber", sest selgub, et sellest sõltub organisatsiooni saatus ja teie karjäär. Selle või selle dokumendi alati leidmiseks peate kirjavahetuse õigesti registreerima.
Vajalik
- Saabuva kirjavahetuse register,
- väljamineva kirja logi,
- märkmikud mahuga 96 lehte,
- organisatsioonivormid,
- kaustad.
Juhised
Samm 1
Kogu sissetulev ja väljaminev kirjavahetus peate registreerima pealegi kättesaamise või saatmise päeval. Igasugust kirjavahetust tuleb registreerida: postisaadetised, e-kirjad, faksid, mis toimetatakse isiklikult sõnumi kätte. Olulised meilid (sissetulevad ja väljaminevad) tuleks printida ja logida samamoodi nagu muud tüüpi kirjavahetused. Lisaks on vaja registreerida sisekirjavahetus: memod, teenistuslehed, seletuskirjad, avaldused, kaebused.
2. samm
Kirjavahetuse registreerimiseks pidage spetsiaalseid registreerimispäevikuid. Sõltuvalt konkreetse tüübi kirjavahetuse mahust saate luua sissetuleva ja väljamineva kirjavahetuse üldajakirju või neid liigiti liigendada. Näiteks tehke sissetulevate ja väljaminevate meilide salvestamiseks päevik. Sõltumata kirjavahetuse mahust on sissetulevate ja väljaminevate fakside registreerimiseks mugav luua eraldi ajakiri.
3. samm
Kui teil pole trükikojas trükitud spetsiaalset kirjavahetuse registreerimise ajakirja, võtke tavaline märkmik ja levitage see laiali. Saabuvate kirjade logisse märkige sõnumi number, kättesaamise kuupäev ja ka kirjavahetuse tüüp, kui teil on ühine logi igat tüüpi sõnumite jaoks, alates elektroonilisest kuni faksimärgini. Eraldi veerus kirjeldage lühidalt kirja sisu. Järgmisesse veergu kirjutage pea resolutsioon ja selle isiku nimi, kellele kiri täideviimiseks üle anti. Praktikas, kui küsimust kontrollib konkreetne isik, ei jõua paljud kirjad juhini, vaid edastatakse kohe esitajale, nii et te ei tohiks seda veergu suureks muuta. Esitaja perekonnanime all või selle kõrval on soovitatav jätta koht allkirja jaoks, märkides, et ta on dokumendi kätte saanud. Kui juhataja on käskinud sekretäril kontrollida dokumendi "täitmist", siis eraldi veergu pannakse punase tindiga märkus kontrolli kohta (täht "K" või sõna "kontroll"). Pärast selle dokumendiga seotud korralduse täitmise lõpetamist pange täitmisele märk, samuti tähe "juhtumile" üleandmine (märkige juhtumi number ja selle moodustamise kuupäev).
4. samm
Kirjavahetusregister on vajalik ka kõigi väljaminevate sõnumite jaoks. Väljaminevate kirjade logis on vähem veerge kui sissetuleva kirjavahetuse logis. Lisaks sissetulevate kirjade registrisse tehke väljuvate kirjade registrisse veerg kirja seerianumbriga, veerg kuupäevaga, ainult saatmise kuupäev, koos saadetava kirjavahetuse tüübiga (vajadusel), koos teate kokkuvõttega dokumendi (kirja) koostaja perekonnanimi, samuti juhtumi numbriga veerg, kuhu esitati teate koopia.
5. samm
Erilisel viisil peaksite registreerima kirja teel saadetud kirjavahetuse. Posti teel saadetud kirjade registreerimine toimub organisatsiooni kirjaplangil. Parem on saata korraga mitte rohkem kui 7-10 kirja. Käsitsi või arvutis kirjutage vormile saatmise kuupäev, märkige iga posti teel saadetud kirja kohta allpool kirje järjekorranumber, organisatsiooni nimi, asukoht (saate määrata ainult linna või piirkonnas). Jätke paremale ruumi. Siin peate pärast posti teel tšeki saamist sisestama selle postinumbrid (tavaliselt 6-8 numbrit). Iga saadetise organisatsiooni nime alla kirjutage saadetavate dokumentide numbrid ja kuupäevad või muud üksikasjad, mis võimaldavad neid tuvastada. Postkontoris kinnitab seda loetelu postitempel. Saate selle esitada eraldi kaustas või kaustas, kuhu väljuvad sõnumid on salvestatud.
6. samm
Iga sisekirjavahetuse tüübi salvestamiseks on vaja eraldi päevikut. Igas ajakirjas märkige dokumendi number, kuupäev, koostaja perekonnanimi, kokkuvõte, pea resolutsioon, täitja perekonnanimi, kontrollmärk, samuti juhtumi number.
