Dokumentide loetelu on teatmeteos, mis avab dokumentide koosseisu ja sisu, süstematiseerib ja arvestab neid kogu dokumendikomplekti piires. Inventuuride koostamine on dokumentide töötlemise ja tellimise oluline etapp, mille eesmärk pole mitte ainult dokumentide ohutus, vaid ka nende selge täitmine.
Juhised
Samm 1
Tehke dokumentide loetelu registreerimine organisatsiooni kirjaplangil (kui see on olemas). See ei ole nõutav, kuid selliste dokumentide jaoks on soovitav nõue. Igal juhul tuleb märkida organisatsiooni nimi.
2. samm
Pange kirja pealkiri, mis peaks sisaldama teavet, mis määrab inventari lisatud dokumentide omandiõiguse. Näiteks "Kriminaalasjas olevate dokumentide loetelu", "Atesteerimistoimikus olevate dokumentide loetelu", "Taani viisa dokumentide loetelu" jne. Kui organisatsioon koostab inventuure regulaarselt, kirjutage üles inventuuri järjekorranumber.
3. samm
Looge tabel, mis koosneb järgmistest jaotistest: "P / p arv", "Dokumendi nimi", "Dokumendis olevate lehtede arv". Palun täitke kõik loetletud väljad. Vajaduse korral lisage tabelile otsingu veerud. Näiteks Pages _ kuni _, Page Numbers, Value, Note ja nii edasi.
4. samm
Kirjutage tabeli alla, mitu lehte, dokumenti või koopiat loendisse lisate. Kirjuta arvude ja sõnadega: 3 (kolm), 25 (kakskümmend viis).
5. samm
Inventuuri koostamine viiakse lõpule organisatsiooni juhtide allkirjadega, nii või teisiti selle inventuuri teostamise eest vastutavad töötajad (personaliosakonna inspektor, tootmisjuht jne). Kirjutage üles juhataja ametikoha täielik nimi ning ärakiri tema perekonnanimest, eesnimest ja isanimest. Vajadusel lisage dokumendile oma täisnimi. ning dokumendid üle andnud ja vastu võtnud isiku allkiri.
6. samm
Märkige ka dokumendi kuupäev. See võib asuda nii inventuuri lõpus kui ka alguses, nii dokumendi vasakul kui ka paremal. Organisatsiooni pitserit inventari ei panda.
7. samm
Dokumentide loetelu koostatakse kahes eksemplaris: üks jääb organisatsiooni, teine esitatakse taotluse kohas.
