Vaatamata elektroonilise dokumendihalduse kasvavale levikule ei ole ettevõtete kirjavahetus e-posti teel oma aktuaalsust kaotanud. Üle 80% ärikirjadest trükitakse paberile ja saadetakse posti või osakondade sisese ekspeditsiooni teel. Kuidas kirjutada kiri õigesti, et see saavutaks oma eesmärgi ja et adressaat ei saaks seda prügikasti saata?
Juhised
Samm 1
Kui alustate ärikirja kirjutamist, võtke ette äriline kirjaplank. Reeglina on selle vorming määratletud A4-paberile trükitud kontoritöö juhendis. Kui printimine toimub juba valmis kirjaplangil, hoolitsege selle eest, et peal oleks piisavalt taanet (ettevõtte üksikasjade jaoks). Jätke varu vasakule - 30 mm, paremale ja alumisele - 20 mm (väiksem, kuid mitte vähem kui 15 mm).
2. samm
Vormi valimisel otsustage detailide asukoht (nurga- või pikisuunaline). Kui teie kiri on seotud tootmise ja finantstegevusega, sisaldab teavet, koostööpakkumist, on adresseeritud eraisikule - parem on kasutada detailide nurkade paigutust (lehe vasakus ülanurgas).
Adressaadi andmed on trükitud kirja vasakusse ülemisse ossa. Juriidilise isiku jaoks on see organisatsiooni nimi (nimetavas käändes), selle isiku ametikoht, kellele kiri on mõeldud (datiivsel juhul). Näiteks JSC "PavlovskGranit", müügiosakonna juhataja Ivanov I. I.
Kui kiri saadetakse pähe, võib ettevõtte nime välja jätta, sest see sisaldub ametikoha pealkirjas (näiteks "JSC PavlovskGranit direktor" Sidorov EE).
3. samm
Õnnitlus- ja kutsekiri näevad paremini välja detailide pikisuunalise paigutusega kirjaplangil. Sellise kirja päises on minimaalne detailide arv vapp või embleem, ettevõtte nimi, lühendatud nimi (ainult juhul, kui see on kirjas põhikirjas või muus valitsevas dokumendis), kuupäev ja number. Organisatsiooni aadress, telefoninumbrid, e-posti aadress asuvad jaluses. Sellise kirja sisu on soovitatav paigutada ühele lehele.
4. samm
Hakake nüüd kirja ise kirjutama. Dokumendi nime (Letter) pole vaja printida. Valige oma valitud font, kui see pole kontoritöö juhendis täpsustatud. Kõige sagedamini kasutatakse Times New Romani suurust 12–14.
5. samm
Kui see on mõeldud konkreetsele isikule, võtke temaga otse ühendust ("Kallis Nikolai Ivanovitš!") Ja ainult "sinuga". Kui ei, minge otse teksti juurde. Kui täht on lühike, muutke reavaheks 1, 5.
Sisu peaks olema selge, väljendades selgelt, mida sa adressaadilt soovid.
6. samm
Lõpus märkige tähele alla kirjutanud juhi ametikoht, täisnimi (pange perekonnanime ette initsiaalid, näiteks V. I. Petrov). Allpool on teie esineja koordinaadid - perekonnanimi, eesnimi, isanimi, telefoninumber.
