Mis tahes ettevõtte või organisatsiooni tegevus, olenemata omandivormist, on ilma dokumendihalduseta võimatu, mis tegelikult on selle tegevuse kinnitus. Dokumendiringluse ühtlustamine tehti juba eelmise sajandi 79-ndatel aastatel, kuid toona loodud standardid koos väiksemate muudatuste ja täiendustega kehtivad ka tänapäeval.
Juhised
Samm 1
Organisatsiooni tegevuse toetamiseks vajalik ühtne dokumendihaldussüsteem sisaldab kolme tüüpi dokumente:
- organisatsiooniline;
- administratiivne;
- teave ja viited.
Viimast tüüpi dokumendid on kahe esimese suhtes abimaterjalid ja erinevalt neist ei ole need täitmiseks kohustuslikud. Need sisaldavad mis tahes eriteenuste teavet, mis on vajalik nii juhtimisotsuste langetamiseks kui ka nende õigeks mõistmiseks ja rakendamiseks.
2. samm
Viitedokumendid hõlmavad järgmist: äri infolehed; telegrammid ja telefonisõnumid; teenus, aruanne ja selgitavad märkused; kokkuvõtted, ülevaated ja inforaportid, aktid. Nende dokumentide sisu saab arvesse võtta või nende põhjal toiminguid algatada. See on oluline osa töövoos, ilma milleta on võimatu korraldada ühtegi tootmisprotsessi.
3. samm
Kui me räägime teatud tüüpi teabest ja viitedokumentidest, siis valdav osa neist on reeglina infokirjad, milles autorid juhivad vastaja tähelepanu mõnele faktile, teabele kaupade, eelseisvate sündmuste või tegevuste kohta. Need võivad olla nii ennetavad kui ka need, mis on koostatud kõrgeima juhtimistasemega emaorganisatsioonide määratud ülesannete täitmise aruande vormis. Isemotiveeritud müügikirjad viitavad ka teabele ja viitedokumentidele.
4. samm
Kokkuvõte, ülevaade või teatis - dokumendid, mis sisaldavad mõne sama tüüpi faktide, asjade või sündmuste kirjeldust, milles võib olla lühike kokkuvõte, kuid see nõue pole kohustuslik. Tavalisi tõendeid saab koostada huvitatud isikute või üksikisikute palvel ja need võivad olla mis tahes fakti kinnitava dokumendina. Need on näiteks palgatõendid, perekonna koosseis, töö- või õppekoht jne.
5. samm
Teeninduslikke märkmeid kasutatakse tavaliselt teabevahetusena osakondade vahel, mis ei sõltu otseselt tootmisest. Aruanded kirjutatakse otsesele juhendajale, et anda teada faktidest, mida ta peab valves teadma. Töödistsipliini rikkumise korral kasutatakse seletuskirju, need kirjutavad rikkujad ise oma tegevuse selgitamiseks. Konkreetset fakti kinnitavad aktid koostatakse ühiselt ja neile kirjutavad alla vähemalt 3 kontrollis või tegevuses osalejat.
