Iga organisatsiooni tegevus hõlmab tööd dokumentidega. Mõned neist kaotavad aja jooksul oma olulisuse ja neid ei kasutata tööl. Ebavajalikest paberitest vabanemiseks hävitatakse need tavaliselt. Dokumentide hävitamine peab toimuma rangelt kooskõlas kontoritöös kehtestatud reeglitega.
Vajalik
- - hävitamine;
- - tehnilised vahendid dokumentide hävitamiseks.
Juhised
Samm 1
Vaadake dokumentide hävitamise protseduuri. See kehtib nii paberkandjal dokumentide kui ka elektrooniliste dokumentide kohta. Tavaliselt hävitatakse dokumendid, mis on kaotanud oma praktilise väärtuse ja mille säilitustähtaeg on möödunud. See kehtib peamiselt personali- ja raamatupidamisdokumentide kohta.
2. samm
Viia läbi dokumentide väärtuse uurimine. Selle tulemuseks peaks olema akt nende paberite eraldamiseks ja hävitamiseks ettevalmistamiseks, mida enam ei ladustata. Dokumentide säilitamise aja määrab teie organisatsiooni failide praegune nomenklatuur. Mõnel juhul on tingimused täpsustatud vastavalt föderaalseadustele, valitsuse määrustele, osakondade või standardsetele dokumentide loenditele.
3. samm
Koostage dokumentide hävitamise akt, pannes iga rubriikide rühma ette struktuuriüksuse nime. Sisestage toimingusse sarnased juhtumid ühe üldise pealkirja alla, näidates juhtumite koguarvu. Aktile peab alla kirjutama organisatsiooni töötaja, kes osales dokumentide väärtuse uurimisel. Pärast seda kinnitab akti juhataja.
4. samm
Valige lehevaatamise abil hävitamise juhtumid. See võimaldab teil mitte unustada vajalikku dokumenti, mis juhuslikult faili sattus. Kui mõni materjal on pikka aega ladustamiskohas olnud, saab neid dokumentide asjakohasuse kindlakstegemiseks valikuliselt kerida.
5. samm
Valige aktis sisalduvate dokumentide hävitamise viis. Neid saab põletada või kasutada selleks paberipurustajat. Mõnikord viiakse hävitatavad materjalid utiliseerimiseks spetsialiseeritud ettevõttesse, koostades menetluse koos vastuvõtutõendi ja vastava arvega. Viimast meetodit kasutatakse kõige sagedamini siis, kui dokumentatsiooni maht on märkimisväärne. Konfidentsiaalsuse tagamiseks toimub juhtumite edastamine ja nende hävitamine tavaliselt organisatsiooni töötaja järelevalve all.
