Kui nõutakse adressaadile ametlike dokumentide saatmist: avaldus, nõue, hagiavalduse koopia ja muud - pole kirjavahetus mitte ainult oluline, vaid juriidiliselt oluline. Selleks, et kättetoimetamine toimuks seaduse seisukohalt, on vaja järgida teatud protseduuri.
Juhised
Samm 1
Valmistage saajale saadetav dokument ette kahes eksemplaris. Üks neist peab jääma teie juurde.
2. samm
Kui võimalik, toimetage dokument isiklikult kätte. Andke üle otse saajale või tema volitatud esindajale. Esindaja volitusi saab kinnitada volikirjaga või järgida seadust. Eraisikule adresseeritud kirjavahetus on kindlam üle anda kviitungi vastu. Kui edastate dokumendid juriidilisele isikule, tehke seda sekretariaadi või büroo kaudu. Kui saaja on ametnik, saate kasutada mõnda neist valikutest.
3. samm
Isikliku kättetoimetamise korral veenduge, et teie eksemplar sisaldab kirjavahetuse saanud isiku kviitungit. Isik, kellele dokumendi annate, peab kirjutama sõna "saadud", oma perekonnanime ja initsiaalid, samuti praeguse kuupäeva ja loomulikult jätma allkirja. Kui ta on organisatsiooni töötaja, tuleks ära näidata ka tema ametikoht.
4. samm
Vajadusel edastage kirjavahetus saajale kulleri või vahendaja kaudu, unustamata neid juhendama, kes ja kuidas seda toimetada.
5. samm
Kui te ei saa kirjavahetust isiklikult kätte toimetada või saaja keeldub seda vastu võtmast, kasutage postiteenuseid. See tuleks saata tähitud kirjaga koos teate ja manuste loendiga. Mõnel juhul on kohus või muu volitatud asutus teenuse kehtivaks tunnistamise ainus võimalus. Kinnituseks, et adressaat on kirja kätte saanud, tagastatakse teile dokument - postiteatis. Manuse nimekirja on vaja selleks, et oleks tõendeid posti teel saatmise kohta, mitte tühi kiri või kõrvaline dokument, nimelt see, mis tuleb kätte toimetada.
6. samm
Kui teade on teile tagastatud, lisage see ja manuste loend dokumendi järelejäänud koopiasse. Hoida seni, kuni see pole enam vajalik.
