Sageli on juhtumeid, kus kolmandate isikute organisatsioonide, ettevõtte praeguste või endiste töötajate ning teiste kodanike palvel on vaja koostada väljavõte põhidokumendist, mis on ette nähtud asutusesiseseks kasutamiseks ja sisaldab konfidentsiaalset teavet. Selliste dokumentide koostamiseks on kehtestatud erinõuded.
Juhised
Samm 1
Võtke originaaldokumendi originaal ja valige fragmentid, mida kopeerida ja avaldusse üle kanda. Täpne tsiteerimine on väljavõtte koostamise peamine nõue. Selliste dokumentide jaoks pole konkreetset vormi, järgige siin kontoritöö üldreegleid, mis reguleerivad äridokumentatsiooni täitmist. Palju olulisem on väljavõtte sisu, mis peaks koosnema kohustusliku teabe plokkidest.
2. samm
Alustuseks asetage dokumendi nimi lehe ülemisele keskele lühidalt teema, dokumendi olemus. Seejärel valige ja kopeerige põhidokumendi osa, mis sisaldab esialgseid üksikasju (ettevõtte nimi, sündmuse kuupäev ja koht, osavõtjate arv jne). Täitke väljavõtted, lisades otse esitatava küsimusega seotud teksti (punkt koosoleku päevakorrast jms), märkides selle järjekorranumbri vastavalt algdokumendi sättele.
3. samm
Nüüd leidke ja kopeerige tekstitükk, mis kirjeldab selle küsimuse arutelu käiku (kui see on olemas) ja selle kohta tehtud otsust. Sisestage tsitaat avaldusse, pidades meeles, et sinna lisatakse ka põhidokumendi numeratsioon. Pange siia originaalile alla kirjutanud vastutavate isikute nimed, initsiaalid ja ametikohad.
4. samm
Kontrollige selliste toimingute tegemiseks volitatud isikute valmis väljavõtet. Kõige sagedamini on see organisatsiooni sekretär või personaliametnik. Siin kontrollitakse väljavõtte originaaldokumendi täpset vastet. Kokkuvõtteks võib öelda, et avaldus peab sisaldama sõna "True", vastutava isiku allkiri (sulgudes dekodeerimisega) peab olema kirjutatud, tuleb näidata tema ametikoht, dokumendi tõendamise kuupäev ja kellaaeg.