Telefonogramm tähendab suuliselt telefoni teel edastatud dokumentide üldnimetust. Seda kasutatakse teenuseteabe edastamiseks reeglina hädaolukordades, kui adressaadile on vaja millestki kiiresti teavitada, saata sõnum, saata kutse.
Vajalik
kirjatarbed, vastuvõtjate telefoninumbrid, väljaminevate kirjade päevik, telefoniside
Juhised
Samm 1
Valmistage ette telefonisõnumi tekst. Öelge lühidalt sõnumi olemus. Soovitatav teksti pikkus on kuni 50 sõna. Kui telefonisõnumis on märge sündmusest, mis peaks tulevikus toimuma: koosolek, koosolek, akti koostamine jne, siis veenduge, et märkite sündmuse konkreetse koha ja aja.
Tekst peaks olema sõnastatud nii, et oleks välistatud topelttõlgendamise võimalus.
2. samm
Koostage paberilt telefonisõnum vastavalt peast kirja koostamise reeglitele. Seega tuleb tekstiga dokumendile määrata rekvisiidid: kordumatu number ja koostamise kuupäev. Telefonisõnumi allkirjastab isik, kelle nimel see edastatakse.
3. samm
Määrake telefonisõnumi saaja. Kui adressaate on mitu, koostage lisaks sõnumi tekstile ka adressaatide loend. Selline nimekiri koostatakse eraldi lehel, see sisaldab organisatsioonide nimesid, kellele telefonisõnum ja vastavad telefoninumbrid tuleks saata.
4. samm
Registreerige telefonisõnum väljuva kirjavahetuse logisse. Kui telefoniteade on teie töövoos haruldane nähtus, kasutage registreerumiseks üldist ajakirja. Kui kasutate regulaarselt seda teabe edastamise meetodit, alustage telefonipäevade jaoks eraldi ajakirja, nii et teil oleks mugavam navigeerida.
5. samm
Helistage adressaadile ja paluge telefonisõnumit saada. Uuri ja fikseeri telefonisõnumi saaja ametikoht, perekonnanimi, nimi, isanimi.
6. samm
Öelge tellijale:
- selle isiku ametikoht, perekonnanimi, nimi, isanimi, kelle nimel telefonisõnum saadetakse;
- teie ametikoht, perekonnanimi, nimi, isanimi ja telefoninumber.
Dikteeri telefonisõnumi tekst. Pärast teksti edastamist paluge tellijal telefonisõnum uuesti läbi lugeda, et kontrollida selle salvestamise õigsust.
7. samm
Uurige abonendilt telefonisõnumi sissetulevat registreerimisnumbrit, kirjutage see üles.
