Karmide aruandekohustuste vorme, mis on töö käigus kahjustatud või trükikojas halvasti trükitud, ei saa lihtsalt ära visata. Need tuleks diagonaalselt ettevaatlikult maha tõmmata ja hoida metallist seifis.
Juhised
Samm 1
Kahjustatud või mittetäielikke rangeid aruandevorme tuleks säilitada viis aastat. Pärast seda perioodi korraldage vormide inventuur, mis peaks kinnitama kahjustatud või kasutamata dokumentide tegelikku olemasolu, mida pole objektiivsetel põhjustel enam vaja. Sellisteks põhjusteks võivad olla näiteks kviitungitele, kindlustuspoliisidele, hotelliarvete vormidele viitamine ja muud organisatsiooni vana juriidilise aadressi vormid. Inventeerimisprotsessi käigus määrake mahakandmisele kuuluvate vormide täpne arv, nende arv, tuvastage dokumendi kahjustamise põhjus. Samuti tuleb kontrollida organisatsiooni tegevuse käigus välja antud rebimisvormidest jäävaid oksi.
2. samm
Kuu aega pärast inventuuri koguge komisjon rangete aruandlusvormide hävitamise eest. Komisjon peab kontrollima kõiki kasutatud ja kahjustatud vorme, nende kogust ning koostama tehtud töö põhjal koostama mahakandmise ja hävitamise akti.
3. samm
SSO mahakandmise akti vorm töötatakse välja otse asutuses. Määrake aktile number, loetlege materiaalselt vastutav isik, märkige organisatsiooni nimi. Alustage akti teksti komisjoni liikmete loetlemisega, märkides ära nende ees- ja perekonnanimed, ametikohad. Järgmisena koostage tabel, mille esimeses veerus näidatakse vormi number, teises - hävitamise põhjus ja kolmandas - mahakandmise kuupäev. Märkige numbritega ja sõnadega hävitatavate vormide arv, koguge kõigi komisjoni liikmete allkirjad, dešifreerige need allkirjad, pane kuupäev akti lõppu.
4. samm
Hävitage allkirjastatud akti alusel ranged aruandlusvormid. Hävitamine - paberkandja füüsiline hävitamine, millele vorm trükitakse, ilma et see oleks võimalik. Viige mahakantud dokumendid läbi purustaja või põletage need.
