Kui organisatsioon kogub dokumentatsiooni, mis nõuab lühi- või pikaajalist ladustamist, on vaja see korrastada ja klammerdada kaustad pehme või kõva kattega. Igal konkreetsel juhul võivad arhiivi kujunduse ja tööde järjestuse suhtes olla oma nõuded, kuna selles valdkonnas puuduvad ranged seadusandlikud standardid. Siiski määratletakse põhiprintsiibid, millest kogenud ametnikud tavaliselt kinni peavad.
Vajalik
- - must pliiats;
- - kontoriküla (või UPD-seade);
- - klamber;
- - õmblusnõel;
- - nöör või nailonniit;
- - käärid;
- - valge paberi leht;
- - kirjatarvete liim;
- - kate.
Juhised
Samm 1
Pärast dokumentatsiooni väärtuse uurimist nummerdage see, asetades seeria numbri (kronoloogilises järjekorras) musta pliiatsiga iga lehe paremasse ülanurka. Alustage esimese tagasikäiguga; sisalduvate dokumentide pealkirjade loetelu ja viimast lehte ei pea nummerdama. Veenduge, et numbrid ei läheks teksti.
2. samm
Iga dokumendi vasaku veerise keskele tehke kaks paari auke spetsiaalse kontoriga. Paberivirna lagunemise vältimiseks kinnitage see klambrisse. Reeglina asetavad ametnikud augud vertikaalsele joonele, jättes iga augu vahele vähemalt 3 cm. Kui lehel on kitsas varu, võite selle serva külge kleepida valge riba.
3. samm
Dokumentide vilkumiseks kasutage spetsiaalset masinat (UPD). See vähendab teie tööd märkimisväärselt, kuna selle seadmega saate läbi torgata korraga 10 cm paksuse dokumendivirna. Lugege hoolikalt juhiseid ja tehke tööd - puur kuumeneb väga kuumaks.
4. samm
Alustage kausta õmblemist spetsiaalse panganööri või tugeva nailonniidi ja õmblusnõela abil. Turvalise pühendumuse saamiseks vilgutage arhiivi kaks korda. Tõmmake nööri lahtised "sabad" (umbes 5-6 cm) läbi "raamatu" õmblustava külje keskmise ava ja tehke tugev sõlm.
5. samm
Lõigake paksust valgest paberist ring (umbes 4 cm läbimõõduga) ja kleepige sellega sõlm. Kasutage tavalist kirjatarvete liimi. Haarake kleebis pitseriga, kinnitage selle alla sertifikaadi allkiri ja kuupäev. Kui kaust on juba kinnitatud ilma kinnitusleheta, on lubatud kleepida see kaane siseküljele.
6. samm
Libistage nööriga kaust spetsiaalsesse kaanesse või siduge dokumendid masinaga. Pikaajalise arhiivi jaoks on soovitatav valida kõva kate, muudel juhtudel sobivad ka papist "riided" või paksust kaetud paberist. Igal juhul peaks see olema ettevõtte trükitoode, mis on kujundatud vastavalt ettevõtte stiilile.
