Mõni tegevusvaldkond nõuab kaupade, toodete ja dokumentide süstematiseerimist. Kaardifaili saab kasutada mitte ainult tootmises. Näiteks on see kasulik postmarke või münte koguvale isikule või lillepoodile. Üldiselt kõikjal, kus peate mõne suure objekti hulga hulgast õige leidma.
Juhised
Samm 1
Failis sisalduv teave peab olema hõlpsasti juurdepääsetav, olenemata andmesalvestuse suurusest. Seetõttu jagage kogu köide plokkideks, näiteks tähestiku või kuupäeva järgi. See aitab teil vajaliku teabe (kaardi) leida lühikese aja jooksul.
2. samm
Kõik faili kirjed peavad olema korralikud. Näiteks kui nimed on kirjutatud käsitsi, peaksid need olema arusaadavad, ilma täppideta, sest see muudab vajaliku teabe leidmise keeruliseks.
3. samm
Faili tuleb hoida selleks ettenähtud kohas, näiteks rackis. Kastid peavad vastama kaartide suurusele. Tehke kindlasti sisu inventuur, nii et te ei pea pidevalt tarbetuid andmeid sirvima. Kui andmeid täiendatakse, sisestage teave inventuuri.
4. samm
Kaardiregistri elementides (kaardid, failid jne) sisalduvad otsingumärgid peavad olema rangelt süstematiseeritud. Näiteks kui see on lillede kaardi register, peavad kõigi elementide otsingumärgid ("klahvid") olema kuvatud samamoodi. Selleks looge otsinguelemendi "skelett".
5. samm
Oletame, et soovite koostada oma lillede kaardiindeksi. Neil kõigil on erinevad omadused, kuid need koosnevad mitmest identsest elemendist: õisik, vars, leht, juur jne. Vastavalt sellele peavad kõik need elemendid sisalduma "luustikus". Näiteks on nimi "Päevalill", õisiku kuju "Ümmargune", värvus "Kollane" jne.
6. samm
Igale andmekogumisele peaks olema lisatud otsingukriteeriumide loend. Tavalistest kaartidest koosnevas arhiivis võib see olla tekstidokument; virtuaalse arhiivivormi jaoks - rippmenüü, kust kasutaja valib vajaliku märgi. Kui hoiate elektroonilist arhiivikappi, looge kindlasti eemaldatavale kettale võte, kuna kõvaketas võib igal ajal läbi põleda.
