Ürituse aruande ülesanne pole mitte ainult sündmust kõige soodsamas valguses esitada, vaid ka võimalus tulevikus midagi sarnast korraldada. Selles dokumendis on vaja öelda, kelle jaoks ja mis eesmärgil üritus toimus, kui palju inimesi osales, milliseid ressursse oli vaja ja kas need olid piisavad. Veenduge, et üritusel ise oleks mõni inimene, kes saaks fotosid või videoid pakkuda.
Juhised
Samm 1
Kujundage kaaneleht. Aruanne on enam-vähem tasuta dokumendivorm. Mõnel juhul on siiski vaja näidata, kuhu kavatsete selle dokumendi esitada. Kirjutage see A4-lehe paremasse ülanurka. Tiitellehe keskele kirjutage pealkiri "Aruanne" ja järgmisele reale - "Sellisest ja sellisest konverentsist" (kontsert, näitus jne). Allossa kirjutage sündmuse koht ja kellaaeg. Vormindage see kõik keskele.
2. samm
Kirjutage dokumendi enda esimesele lehele, kui palju inimesi kohal oli. Neid saate lugeda erineval viisil. Teave konverentsil või koosolekul osalenute arvu kohta on protokollis. Kontserdi või näituse osas saate külalistele pakkuda suveniire. Pärast sündmust järelejäänud logoga kaustade või pliiatsite arvu järgi saate täpselt arvutada, kui palju külalisi teil oli. Pidustustel või miitingul osalejate arvu saab kindlaks määrata ainult ligikaudselt.
3. samm
Märkige sündmuse eesmärk. See võib olla hariv, valgustav, meelelahutuslik jne. Rääkige meile, kes ja milliste numbritega esinesid, milliseid küsimusi esitati, kuidas publik reageeris. Konverentsi aruanne sarnaneb protokolliga, kuid erineb vabama esitlusvormi poolest. Kirjutage avapäeva või kontserdi aruandesse, millele sündmus oli pühendatud, kes on selle peategelane, millega ta esines. Kui tegevus koosnes mitmest osast, andke neist kokkuvõte. Muidugi pole vaja üksikasjalikult kirjeldada, kuidas iga vaheaeg kulges, kuid võib mainida asjaolu, et konverents koosnes täiskogu istungist, sektsioonide tööst ja buffet lauast. Samuti ärge unustage rääkida sellest, kes lisaks kunstnikule näituse avamisel rääkis.
4. samm
Pange kirja, milliseid rekvisiite kasutasite. Kas see oli õigel ajal ette valmistatud, kas eraldatud raha oli teie jaoks piisav? Ärge unustage tehnilisi vahendeid. Lisage hinnapakkumine.
5. samm
Andke sündmusele lühike analüüs. Kas teil õnnestus teha kõik plaanitu? Tehke kindlaks, mis töötas kõige paremini ja millega tuleb töötada. Täpsustage tingimused, mis on vajalikud selliste ürituste korraldamiseks tulevikus kõrgemal tasemel.
6. samm
Palun märkige, kas ja kes teie üritusel osalesid. Andmeid saab ajakirjanduse eest vastutava korraldustoimkonna liikme käest. Kui räägime konverentsist, tippkohtumisest, teadusseminarist jne, peaksid andmed olema registreerimise eest vastutavate isikutega. Võib osutada, et pärast ürituse tulemusi avaldati selliseid ja selliseid materjale sellistes ja sellistes meediumides.
