Kogenud sekretärid teavad, et ärikirjavahetus koosneb kahest kolmandikust päringutest ja neile vastustest. Kirjaliku küsimuse peamine eesmärk on saada mis tahes teavet adressaadilt. Kirja autor loodab saada võimalikult täieliku vastuse, mis antakse talle seaduses ettenähtud või taotluses märgitud tähtaja jooksul. Kirjalike küsimuste töötlemiseks pole rangeid reegleid. Ärikirjavahetuse jaoks on siiski mitu üldist nõuet, mida tuleks nende ettevalmistamisel järgida.
Vajalik
- - ettevõtte vorm;
- - A4 paber;
- - pliiats;
- - arvuti;
- - printer.
Juhised
Samm 1
Kui kandideerite meeskonna nimel ja ametlikul põhjusel mõnele teisele organisatsioonile või üksikisikule, printige organisatsiooni kirjaplangile küsimustik. Kodanik, kes saadab taotluse igale asutusele, peab selle kirjutama loetavalt või printima A4-lehele.
2. samm
Tähe paremas ülanurgas märkige teave adressaadi kohta: tema ametikoha täielik nimi, perekonnanimi ja initsiaalid, organisatsiooni postiaadress (vajadusel). Teave saatva ettevõtte kohta on vormi vasakul küljel. Spetsiaalsel real peab ametnik panema väljamineva dokumendi numbri ja kuupäeva. Kui kandideerite oma nimel, loetlege allpool oma andmed: perekonnanimi, eesnimi, isanimi (ilma lühendita), kodune aadress, kontakttelefon. Näiteks: "LLC" Varahommikune direktor "VV Petrov Semenov Vassili Vassiljevitš, elukoht: Nsk, Pervaya tn, 15, apt. 15, telefon 00-00-00 ".
3. samm
Kirjutage oma meilile pealkiri. See peaks lühidalt kajastama kirjaliku pöördumise olemust, näiteks: "Karikakra seemnete partii minimaalsest suurusest ja nende hulgihinnast". Kirjaplangil asetage see rekvisiit vasakule. Üksikisiku nimel rääkides saate kirja vormi lihtsalt ära märkida, kirjutades rea keskele fraasid „küsimuse kiri”, „kirjalik taotlus” või „taotluskiri”.
4. samm
Minge taotluse enda avaldusele. See on teie kirja põhiosa. Esimeses 1-2 lauses selgitage põhjust ja eesmärki, milleks soovite seda või teist teavet saada. Näiteks: „Mais plaanivad aiapartnerluse„ Kurb “liikmed hulgimüüda karikakra seemneid. Pärast teie ettevõtte reklaamivoldiku uurimist otsustasime kasutada pakutavaid teenuseid. Sellega seoses saatke palun järgmine teave allolevale aadressile."
5. samm
Sõnastage iga küsimus. Püüa olla täpne ja kokkuvõtlik. Ärge tehke lauseid liiga pikki, sealhulgas 2-3 küsimust korraga. Pange kindlasti küsimärk lõppu - see toob visuaalselt esile põhiteema. Kui küsimusi on mitu, täitke need nummerdatud loendiga. Näiteks: „1. Mis on seemnepartii minimaalne suurus? 2. Kui palju on 1 kott seemneid hulgi- ja jaemüügis? Kui kaua võtab ostetud partii tarnimine aega? 4. Millised dokumendid tuleb esitada teie ettevõtte ja aianduspartnerluse vahel tarnelepingu sõlmimiseks?"
6. samm
Lõpeta kiri tänukirjaga. Samuti saate taktitundeliselt märkida vastuse saamiseks soovitud ajaraami, näiteks: „Tänan teid juba ette vastuse eest. Loodame hinnakirja saada nädala jooksul. Viimasel real kirjutage alla (organisatsiooni nimel allkirjastatakse juhataja) ja kuupäev.
